Pedoman Surat Menyurat

1. Pengetahuan Dasar Surat Menyurat

A. Pengertian Surat-menyurat

Istilah surat-menyurat mengandung pengertian hubungan antara satu pihak dan pihak lain dengan perantaraan surat. Isitilah lain untuk surat-menyurat adalah korespondensi.

Surat-menyurat atau korespondensi itu merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis.

Kegiatan surat-menyurat adalah kegiatan mulai dari menyusun konsep surat sampai dengan surat itu siap dikirim. Dalam kegiatan surat-menyurat itu termasuk antara lain, kegiatan-kegiatan pengimlakan atau pendiktean, pengetikan, pengoreksian, dan penandatanganan.


B. Peranan dan Fungsi Surat

1. Peranan Surat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi tertulis kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan atau permohonan, laporan, buah pikiran atau gagasan, dan lain-lain.

Surat sebagai sarana komunikasi tertulis memiliki beberapa kelebihan jika dibandingkan dengan alat-alat komunikasi lain, seperti telepon, radio, televisi, telegraf dan teleks, karena surat selain merupakan bukti nyata "hitam diatas putih" juga dapat menyampaikan bahan komunikasi sesuai dengan kehendak sumbernya secara lebih lengkap dan dengan biaya yang relatif lebih murah. Selain itu, surat dapat disimpan untuk masa yang lama dan dapat disampaikan kepada alamat yang tersebar di seluruh wilayah negara bahkan ke seluruh penjuru dunia.

Surat adalah "duta" organisasi dan tidak jarang dipandang sebagai gambaran kondisi intern organisasi dan gambaran mentalitas pejabat dalam organisasi yang bersangkutan.

Surat-menyurat sangat penting bagi setiap organisasi karena organisasi itu hanya dapat berkembang, maju dan lancar dalam melaksanakan tugas kegiatannya, serta mampu menjalin hubungan kerja secara luas dari suksesnya pelaksanaan komunikasi administrasi dengan organisasi-organisasi lain.


2. Fungsi Surat

Selain sebagai sarana komunikasi, surat terutama surat dinas, juga berfungsi sebagai:

• alat bukti tertulis, seperti surat perjanjian;
• alat pengingat atau berpikir, seperti surat-surat yang diarsipkan;
• bukti historis, seperti surat-surat dalam arsip lama sebagai sumber sejarah perkembangan masa lampau, dan
• pedoman kerja, seperti surat-surat keputusan atau instruksi dengan petunjuk pelaksanaannya.

C. Pengelolaan Surat

Dengan mengingat betapa pentingnya peranan dan fungsi surat itu, surat, terutama surat-surat resmi atau surat-surat dinas, perlu dikelola dengan sebaik-baiknya. Mengadakan hubungan melalui surat memang tidak sederhana karena dalam hal-hal tertentu memerlukan persiapan dan kegiatan yang cukup banyak, seperti persiapan bahan dan alat-alat tulis, pengimlakan, pengonsepan, penulisan atau pengetikan, penggandaan, pengiriman, penyimpanan arsip, serta pemakaian tenaga manusia dan alat-alat kantor.

Surat dapat dipandang berhasil guna jika yang dikomunikasikan itu sampai kepada tujuannya dan sesuai dengan tujuan yang dimaksud oleh pengirimnya. Oleh karena itu, surat harus jelas dan terang maksudnya. Surat yang tidak jelas dan tidak terang akan mengakibatkan penerin1a tidak mengerti apa yang dimaksud dalam surat itu, atau memperoleh jawaban tidak seperti yang dikehendaki, atau menimbulkan keragu-raguan bagi yang menerima.

Kita harus selalu berhati-hati, cermat, dan bersungguh-sungguh dalam menulis surat, jangan sampai menimbulkan kesan yang salah atau yang jelek.

Untuk menjarnin terselenggaranya surat-menyurat yang cermat, berdaya guna, dan berhasil guna serta untuk menjamin mutu surat, terutama surat-surat keluar sebagai "duta" organisasi, sangatlah perlu adanya tata tertib korespondensi. Tata tertib korespondesi itu meliputi, antara lain, prosedur surat-menyurat, wewenang penandatanganan surat, ketentuan-ketentuan mengenai pencantuman alamat, tembusan, salinan dan kutipan surat, serta ketentuan-ketentuan mengenai bentuk dan format surat.


D. Jenis Surat

1. Macam-macam Surat

Dalam kehidupan sehari-hari dikenal bermacam-macam jenis surat jika dilihat dari berbagai segi, seperti segi isi, pengirim, wujud surat, cara menyampaikan, urgensi, penyelesaian, sasaran, maksud dan tujuan.

Berdasarkan isi dan asalnya atau pengirimannya, surat dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu surat pribadi atau surat prive, surat dinas atau surat resmi dan surat niaga.

Jika mengingat keamanan isinya, dikenal empat macam surat, yaitu surat biasa. surat konfidensial (terbatas), surat rahasia, dan surat sangat rahasia.

Menurut wujudnya, dikenal bentuk-bentuk surat, seperti kartu pos, warkat pos, surat bersampul, telegram, nota, dan memo.

Berdasarkan maksud dan tujuannya, surat itu dapat digolongkan pada surat pemberitahuan, surat perintah atau surat tugas, surat permintaan atau permohonan, surat teguran, surat peringatan, surat penghargaan, surat panggilan, surat penawaran, surat perjanjian, surat pesanan, surat pengantar, surat laporan, surat keputusan, dan sebagainya.

Jika mengingat urgensi penyelesaiannya, dikenal adanya surat biasa, surat segera, dan surat-surat amat segera (kilat).

Jika dilihat dari segi sasaran atau objek yang dikehendaki, surat dapat digolongkan sebagai surat biasa, surat edaran, dan pengumuman.


2. Surat Pribadi

Surat pribadi atau surat prive adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat-menyurat pribadi itu timbul dalam pergaulan hidup sehari-hari dan terjadi dalam komunikasi antara anak dan orang tua atau sebaliknya, antara kerabat, sahabat, teman sejawat, dan sebagainya.

Surat pribadi sebaiknya di tulis dalam bahasa yang akrab dan menurut bentuk surat yang tertentu. Bagian-bagian surat pribadi tidak selengkap surat dinas; misalnya, surat pribadi tidak bernomor. Untuk menulis surat pribadi darat dipergunakan kartu pos, warkat pas, atau surat bersampul. Untuk surat pribadi dapat dipergunakan amplop atau sampul yang berukuran kecil.

Nama dan alamat (alamat luar) penerima surat ditulis pada sampul di bagian depan sebelah kanan, sedangkan nama dan alamat (alamat luar) pengirim surat ditulis pada sampul di bagian belakang atau di depan kiri bawah, seperti contoh di bawah ini.

[image]

Nama dan alamat dalam pengirim surat dicantumkan selengkapnya pada kertas surat di bagian atas sebelah kiri sebagai kepala surat. seperti contoh berikut ini.

[image]

Alamat-dalam pengirim surat, yang tidak mempunyai kepala surat, dicantumkan selengkapnya pada kertas surat di bagian atas sebelah kanan dan sekaligus di bawahnya ditulis tanggal, bulan, dan tahun, seperti contoh berikut ini.

[image]


3. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang dipergunakan oleh orang-orang atau badan-badan yang rnenyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, atau usaha-usaha yang menyediakan jasa; misalnya, perusahaan angkutan perusahaan bangunan, perusahaan asuransi, dan perusahaan bank. Perusahaan-perusahaan itu dapat berbentuk usaha perseorangan, perseroan komanditer (CV), perseroan terbatas (PT), perkurnpulan koperasi, atau perusahaan negara (PN).

Dalam dunia usaha dikenal bermacam-macam surat niaga; misalnya, surat penawaran, surat pesanan, surat pembayaran, surat penagihan, surat pengiriman barang, surat pengaduan (claim) dan surat promosi penjualan.

Surat niaga memegang peranan penting dalam dunia usaha sebab sebagian besar hubungan dengan pihak luar dilakukan dengan surat. Maju atau mundurnya usaha, antara lain, bergantung kepada penyelenggaraan surat menyurat. Karena itu, surat niaga harus disusun dengan sebaik-baiknya, jelas dan menarik, serta perlu dikelola secara profesional oleh pegawai yang mempunyai keahlian dalam bidang surat-menyurat.

Kepala surat niaga basanya dicetak dalam bentuk yang menarik dan sekaligus berfungsi sebagai alat promosi dagang. Selain nama dan alamat perusahaan, dicantumkan pula alamat kantor cabang, nama bankir, macam usahanya; misalnya, impor-ekspor, dan larnbang (merk dagang).

Contoh:

[image]


4. Surat Dinas

Surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam administrasi untuk penyampaian berita secara tertulis, yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat, dan lain-lain antar instansi, dari instansi kepada perseorangan, atau dari perseorangan kepada instansi.

Ada sebelas macam surat dinas yang paling sering dipergunakan di setiap kantor pemerintah, yaitu sebagai berikut.

(1) Surat Dinas Biasa

Surat dinas biasa adalah surat yang biasa dipergunakan di dalam kedinasan sebagai sarana komunikasi untuk penyampaian berita secara tertulis yang berisikan hal·hal yang menyangkut kedinasan dalam administrasi pemerintahan.


(2) Nota Dinas

Nota dinas adalah suatu surat yang isinya merupakan catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan. Biasanya, nota dinas dipergunakan oleh atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan.


(3) Memo atau Memorandum

Memo atau memorandum adalah surat yang isinya merupakan catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan. Biasanya, memo atau memorandum dipakai oleh atasan kepada pejabat yang setingkat atau kepada bawahan.


(4) Sural Kawat

Surat kawat adalah surat yang ditulis secara singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan kata-kata sandi yang disampaikan atau diterima melalui radio atau telegrafi mengenai suatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian.


(5) Surat Pengantar

Surat pengantar mengandung dua pengertian, yaitu :

• sebagai surat dinas biasa kepada seorang pejabat atau beberapa orang pejabat yang berisi penjelasan secara singkat tentang surat, dokumen, ataupun bahan-bahan lainnya yang dikirimkan dengan surat pengantar itu; 
• sebagai surat yang berbentuk daftar yang tersusun atas beberapa kolom dan dipergunakan untuk mengantar pengiriman surat atau barang.

(6) Surat Edaran

Surat edaran adalah suatu pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat suatu kebijaksanaan pokok, melainkan hanya memberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan atau perintah yang telah ada.


(7) Surat Undangan

Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang meminta yang bersangkutan untuk datang pada waktu, tempat, dan acara yang telah ditentukan,


(8) Surat Perintah

Surat perintah adalah surat yang berisi perintah dari atasan yang harus dilakukan oleh bawahan.


(9) Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal yang dilanjutkan kepada para karyawan atau masyarakat umum atau kepada pihak-pihak yang terlibat dalam isi atau perihal yang tercakup dalam pengumuman itu.


(10) Surat Keputusan

Surat keputusan adalah surat dinas yang mengatur suatu kebijaksanaan yang bersifat intern dan atau merupakan pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi tingkatannya.


(11) Laporan

Laporan adalah suatu pemberitahuan yang berupa pertanggungjawaban kepada atasan atau pejabat yang berwenang untuk mendapatkan pemberitahuan itu secara resmi atas segala tugas pekerjaan yang dibebankan kepadanya.

2. Bagian Surat dan Kegunaanya

A. Bagian Surat

Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu yang akan diuraikan dalam artikel ini. Penempatan bagian-bagian surat bergantung pada bentuk surat yang digunakan. Bagian-bagian sebuah surat resmi adalah sebagai berikut.

3. Tekhnik Menyusun Konsep Surat

A. Menyusun Konsep Surat

Menyusun konsep surat dinas merupakan pekerjaan staf yang amat penting guna mempersiapkan sarana pelaksanaan komunikasi administratif secara resmi dalam kegiatan-kegiatan kepemimpinan di lingkungan suatu organisasi atau instansi.

Menyusun konsep surat dinas menuntut kemampuan dan kemahiran berbahasa secara optimum untuk dapat mengungkapkan serta menyampaikan pikiran, pendapat, atau gagasan kepada pihak lain guna mencapai tujuan tertentu. Oleh karena itu, penyusun konsep surat dinas seharusnya:

4. Bahasa Surat

A. Ragam Bahasa

1. Ragam Bahasa Indonesia

Bahasa Indonesia yang digunakan sebagai sarana komunikasi dan·berpikir memiliki ragam sesuai dengan fungsi, kedudukan, dan lingkungan penggunaannya.

Jika dipandang dari segi kesatuan dasarnya, bahasa Indonesia terdiri dari ragam lisan dan ragam tulis. Kesatuan dasar ragam lisan adalah bunyi bahasa dengan ciri-ciri prosodinya, seperti tekanan dan intonasi, sedangkan kesatuan dasar ragam tulis adalah huruf, tanda baca, dan larnbang-larnbang. lainnya. Kedua ragam bahasa itu berkembang menjadi dua sistem bahasa yang terdiri dari perangkat kaidah yang tidak seluruhnya sama.

Hal ini berarti bahwa kaidah yang berlaku bagi ragam lisan belum tentu berlaku juga dalam rangka tulis. Misalnya, ragam tulis menuntut adanya kalimat yang selengkap mungkin.

5. Standarisasi Surat Dinas

A. Pengertian Standardisasi

Standardisasi atau pembakuan adalah suatu usaha untuk membuat ukuran atau patokan yang biasa dipakai atau dianut sebagai pedoman kerja. Ukuran atau patokan yang dijadikan pedoman kerja itu biasanya ditetapkan berdasarkan pengalaman, perkiraan (estimete), atau perolehan dari hasil penelitian secara llmiah.

6. Jenis, Sifat, Derajat dan Susunan Surat

A. Jenis Surat 

Jenis surat meliputi :

1. surat dinas,
2. nota dinas,
3. memorandum/memo,
4. surat pengantar,
5. surat kawat,
6. surat edaran,
7. surat undangan,
8. kartu undangan,
9. surat tugas,
10. surat pengumuman. 

Vandi ID

Blogger Indonesia yang tampan dari Dunia Pendidikan

Bagikan Artikel ini